POLÍTICAS DE PREVENÇÃO, REPRESSÃO E MITIGAÇÃO DE RISCOS
1.1. Introdução ao assunto.
O termo compliance é originário do verbo, em inglês, to comply, e significa estar em conformidade com regras, normas e procedimentos de forma ampla. Já o vocábulo integridade remete a mecanismos de controle e gestão de riscos para prevenir casos de fraude e corrupção.
O presente Manual tem como objetivo principal o controle e gestão de riscos anticorrupção e anti-suborno, além de abordar questões de comportamento ético. O cenário atual demonstra a relevância de um Programa de Integridade“ dentro de uma organização, tendo sido apontado como requisito imprescindível, em alguns estados da Federação, para contratações entabuladas com a Administração Pública.
Consciente do benefício reputacional e da tendência global de conformidade, a METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA apresenta suas próprias políticas de prevenção, repressão e mitigação de riscos inerentes a atividade empresarial que desenvolver.
1.2. Comitê de Ética e Integridade – CEI
O Comitê de Ética e Integridade será composto pelo Gerente Administrativo, pelo Coordenador do Departamento de Pessoal e pelo Coordenador Administrativo-Financeiro, sendo liderado pelo Compliance Officer, que será o Gerente Administrativo, na condição de titulares, além de um suplente, que substituirá qualquer um dos faltantes, em caso de ausência ou impedimentos.
O CEl terá como competências: a) Receber, processar e julgar denúncias relacionadas a infrações a este Manual; b) —Apurar, de ofício, as infrações a este Manual; c) Realizar o monitoramento continuo deste Manual, a cada seis meses, ou em prazo menor, conforme o caso.
Promoverá capacitação, no mínimo anual, a todos os colaboradores da Empresa, incluindo a Alta Administração, de modo a dar amplo conhecimento a todos a respeito deste Manual e do Programa de Integridade da Empresa. Capacitações específicas, por setor ou grupo de trabalho, também podem ser necessárias.
1.3. Compliance Officer
O Compliance Officer é dotado de autonomia e independência para o desenvolvimento dos trabalhos que lhe competem. 1.3.1. O Compliance Officer deve coordenar esforços com as áreas diretamente responsáveis pela execução das atividades de divulgação, treinamento, funcionamento do canal de denúncias e outros procedimentos, de modo a garantir que as ações sejam de fato realizadas conforme as definições constantes deste Manual de Integridade e Ética.
1.3.2. O Compliance Officer tem também autonomia e independência para implementar as ações requeridas para o correto funcionamento das áreas da Empresa e tem a autoridade necessária para apontar mudanças necessárias, mesmo que implique em dispêndio de recursos financeiros.
1.3.4. O Compliance Officer deve indicar, avaliar e verificar a necessidade de mapeamento de riscos periodicamente a fim de identificar eventuais novos riscos, sejam eles decorrentes de alteração nas leis vigentes ou de edição de novas regulamentações, ou de mudanças internas.
1.3.5. O Compliance Officer deve reportar à Alta Direção da Empresa, em registro próprio e a cada ano, a necessidade de revisão, ou não, deste Manual de Integridade e Ética ou de normas, códigos ou políticas para adequá-los à legislação vigente ou a novos riscos que possam surgir, bem como, para aperfeiçoamentos necessários, podendo tal atividade ser realizada internamente ou por meio de terceiros.
1.3.6. O Compliance Officer pode ser consultado a qualquer momento a respeito de eventuais dúvidas a respeito da aplicação deste Manual de Integridade e Ética, devendo responder prontamente, de forma a estimular a participação ativa de todos os envolvidos.
1.4. Canal de Denúncias O primeiro dos mecanismos de combate à corrupção regularmente instituído é a abertura de canal de denúncias, mesmo anônimas, acerca de atos que podem ser considerados ilegais e/ou irregulares.
A METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA utilizará de Canal de Denúncias por meio do site https://metalflexindustria.com.br/, opção “fale conosco”, também como forma de assegurar o anonimato das denúncias, contribuindo para o tratamento das informações.
O Canal de Denúncias deve estar acessível a todos, inclusive ao público externo, com a preservação da confidencialidade das informações necessárias à apuração, sem prejuízo da observância da legislação vigente em relação à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas.
As denúncias devem ser devidamente apuradas, inclusive com vistas a dar resposta ao denunciante, se possível, seja pela procedência ou pela improcedência da denúncia.
1.5. Denúncia e seu processamento
Ao receber a denúncia, o CEI deverá abrir PROCEDIMENTO APURATÓRIO, em até 05 (cinco) dias úteis a contar do recebimento, catalogando a denúncia eletronicamente em sistema interno da empresa, com chancela de sigiloso. Apenas o CEI terá acesso ao procedimento.
O Compliance Officer, a partir da denúncia recebida, terá autonomia para decidir se dá seguimento ao procedimento apuratório diante da pertinência mínima das alegações. Não havendo fundamento, o Compliance Officer determinará o sobrestamento do procedimento apuratório.
No caso de prosseguimento da denúncia, o CEI irá determinar ao setor responsável que solucione a não conformidade no prazo de 30 (trinta) dias, monitorando a solução do caso. O setor responsável poderá pedir uma única prorrogação de prazo, por igual período, para solucionar a não conformidade.
Expirado o prazo máximo de 60 (sessenta) dias e não havendo solução da inconformidade, o CEI abrirá procedimento de aplicação de sanção ao(s) responsável(is), avocando o procedimento apuratório instaurado para solução definitiva, no mesmo prazo.
MECANISMOS DE PREVENÇÃO E COMBATE À CORRUPÇÃO
1.1.1. Contratações de colaboradores O Departamento de Pessoal (DP) deverá, na fase de Análise Curricular do candidato, realizar due diligence por meio de contato com antigos empregadores, análise de redes sociais, pesquisa em bancos de dados públicos, com o objetivo de traçar perfil comportamental, moral e ético do candidato, além das habilidades técnicas e de relacionamento em equipe.
A contratação de colaboradores provenientes de indicações de fornecedores ou clientes, sejam eles públicos ou privados, somente deve ser efetiva se não houver qualquer contrapartida, conflito de interesses ou tratamento diferenciado em relação ao indicado. Este passará por processo seletivo uniforme e igualitário em relação a qualquer outro candidato, sob pena do responsável pela contratação incorrer nas sanções aqui estabelecidas.
Não se deve contratar agente público em exercício e nem dentro do período de quarentena legalmente estabelecido.
Quando efetivada a contratação, o colaborador deverá assinar Termo de Confidencialidade concordando em tomar todas as precauções para assegurar a Confidencialidade, Integridade e não Disponibilização de qualquer informação sigilosa, seja ela interna ou externa, que tenha sido confiada a ele pela Empresa em razão da função que desempenha.
Qualquer infração identificada a referida legislação, ou a este Manual, é passível de análise e adoção das medidas cabíveis, como a advertência, suspensão ou rescisão contratual, além de denúncia às autoridades competentes, entre outras consequências, respeitados sempre a ampla defesa e o contraditório.
1.1.3. Boas práticas a serem observadas pelos colaboradores
É proibida a comercialização de produtos e/ou serviços dentro das dependências da Empresa, incluindo produtos para sorteios, encomendas em revistas, cosméticos, bijuterias, alimentos, entre outros.
Não será permitida a prática de assédio moral ou sexual, discriminação por gênero, idade, raça, orientação sexual, classe social, nacionalidade, religião, deficiência física ou mental, associação a sindicatos ou afiliação político-partidária, assim como todo e qualquer comportamento que inclua gestos, palavras, atos, escritos e contatos que sejam moralmente e/ou sexualmente coercitivos, ameaçadores ou abusivos, sujeito a tomada das providências cabíveis.
A vestimenta a ser utilizada no âmbito da Empresa e, notadamente, por parte daqueles colaboradores em atendimento direto a clientes e fornecedores, deve condizer com a atividade realizada, não sendo recomendável a utilização de vestimentas que possam comprometer a imagem e a credibilidade da Empresa.
1.1.4. Relação entre Colaborador e Cliente
É vedado ao colaborador prestar serviços de natureza pessoal, não contratados ou fora do escopo contratual, devendo, conforme o caso, registrar a ocorrência ao superior imediato ou por meio do Canal de Denúncias da Empresa.
O colaborador deve informar imediatamente ao superior imediato qualquer erro, defeito ou insuficiência na atividade da qual está incumbido, com vistas a evitar contratempos que possam redundar em penalidade contratual, mantendo a boa gestão do serviço, mesmo em relação a contratos firmados com a iniciativa privada.
Também é vedado receber vantagem indevida do cliente, direta ou indiretamente, em benefício próprio ou da Empresa.
1.1.5. Relação entre Colaborador e Colaborador
Os colaboradores devem sempre, entre si, manter tratamento urbano e cordial.
Deve-se privilegiar a prática de comunicação entre os colaboradores via e-mail e não apenas verbal, de forma a manter todas as tratativas internas registradas para eventual consulta. O respeito, a confiança e o auxílio mútuo são também valores importantes a serem observados por todos.
1.2. Políticas de Combate à Corrupção
As Políticas de Combate à Corrupção têm por objetivo evitar ou impedir a prática de atos em desconformidade com as regras legais vigentes, devendo ser observadas por todos os empregados, estagiários, além de coordenadores e diretores.
O cumprimento das Políticas é cotidiano e deve ser monitorado pelo Comitê de Ética e Integridade periodicamente.
Além disso, o Compliance Officer poderá a qualquer momento, pelo meio que entender mais adequado, questionar a qualquer dos agentes a existência de promessa ou concretização de recebimento de benefício, vantagens, brindes ou outros, inclusive terceiros estranhos à Empresa, tais como clientes, fornecedores, parceiros, entre outros.
Se for identificada conduta que possa caracterizar infração às normas internas e/ou à legislação vigente, o Compliance Officer, se não partir dele próprio a apuração, deverá ser avisado para a adoção das medidas pertinentes.
RELACIONAMENTO COM CONCORRENTES
A METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA tem em sua política interna a adoção de cautela no relacionamento com os concorrentes, devendo o contato ser realizado apenas em situações excepcionais, quando se tratar de assuntos corporativos, devendo sempre zelar por um ambiente concorrencialmente probo.
Não tem como política compartilhar com concorrentes informações próprias e/ou confidenciais, concorrencialmente sensíveis ou relacionadas às estratégias da empresa.
Não tem como política discutir, negociar, fazer acordo com concorrentes sobre preços ou divisão de mercados e/ou estabelecimento de limites de atuação no que se refere a territórios, produtos e/ou clientes, bem como qualquer outra informação concorrencialmente sensível.
TREINAMENTO CONTÍNUO E REVISÃO DESTE MANUAL
A empresa deve promover, pelo menos, anualmente, treinamento específico para todos os empregados sobre este Manual.
Este Manual deve ser revisado sempre que identificados novos riscos ou, a cada ano, a fim de verificar a necessidade de atualização em relação a modificações de cenários, mercados em que a empresa atua, modificações na legislação vigente, entre outros fatores internos ou externos à Empresa.
DECLARAÇÃO DE CIÊNCIA E ACEITAÇÃO
Pela presente Declaração de Ciência e Aceitação do Manual de Integridade e Ética da METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA, declaro estar ciente das regras contidas em cada trecho do Manual, que valem para as relações que eu estabelecer em nome da METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA em qualquer esfera, pública ou privada, ou perante qualquer pessoa, física ou jurídica.
Declaro também estar ciente de que a METALFLEX INDÚSTRIA E DISTRIBUIÇÃO DE MÓVEIS LTDA, não tolera o cometimento de atos lesivos contra administração pública nacional e/ou estrangeira e contrários aos princípios da Empresa, ainda que isso signifique, em última instância, deixar de fazer negócios.
Estou ciente que o atingimento de metas, inclusive para o fechamento de contratos, não pode me levar a praticar irregularidades em desrespeito aos princípios e políticas da Empresa, notadamente os relacionados à integridade.
Estou ciente que uma versão deste Manual está disponível, impressa, na área de Gestão de Pessoas e, além disso, em meio eletrônico no website da Empresa, para consulta a qualquer tempo em caso de necessidade e/ou dúvida sobre como proceder, devendo o Compliance Officer ser sempre consultado nestes casos, antes da prática do ato.
Declaro, por fim, que tenho conhecimento do Canal de Denúncias oferecido pela Empresa e que tenha a obrigação de reportar desconformidades com a legislação vigente e/ou com este Manual de Integridade e Ética.